Toelichting rechtmatigheidsfouten
Met ingang van het boekjaar 2023 is de rechtmatigheidsverantwoording definitief ingevoerd. Sinds boekjaar 2023 legt het college in de jaarrekening verantwoording af aan de gemeenteraad over de naleving van de regels, die relevant zijn voor het financiële reilen en zeilen van de gemeente. In de paragraaf bedrijfsvoering gaan we vervolgens in op de geconstateerde rechtmatigheidsfouten groter dan 100.000 euro en verbeteringen in de interne beheersing.
Het totaal van de geconstateerde rechtmatigheidsfouten bedraagt XXXXXX euro. Hiervan heeft een bedrag van XXXXX euro betrekking op de begrotingsrechtmatigheid, welke op grond van artikel 11 lid 4 acceptabel zijn en niet nader in deze paragraaf Bedrijfsvoering hoeven te worden toegelicht. De resterende fout van 4.172.351 euro betreft het voorwaardencriterium. Het gaat om tien rechtmatigheidsfouten, die betrekking hebben op overschrijdingen van de Europese drempelwaarde bij aanbestedingen van leveringen en diensten. De hierbij geconstateerde fouten groter dan 100.000 euro zijn:
Dienst preventief/correctief onderhoud riolering | |
Norm | EU aanbestedingsdrempels voor diensten |
|---|---|
Bevinding | De uitgaven over een periode van vier jaar liggen hoger dan de maximaal toegestane overschrijdingen in de aanbestedingswet (uitzonderingsbepalingen in artikel 2:163). Zowel voor de drempel van 10% als mogelijk maximaal 50% overschrijding op de geïndexeerde contractwaarde (mits onderbouwd). Daarmee komen uitgaven boven alle drempelwaarden en hadden Europees aanbesteed moeten worden. |
Effect | Rechtmatigheidsfout van 268.335 euro in de periode 1/1/24 – 31/12/2024 |
Verbetering voor de toekomst | Een duidelijker splitsing tussen diensten en werken, aangezien beide aan de orde kunnen zijn in dit contract. |
Beveiligingsdiensten voor opvang van vluchtelingen | |
Norm | EU aanbestedingsdrempels voor diensten |
|---|---|
Bevinding | De inkoop van beveiligingsdiensten (inclusief brandwacht) voor de gemeentelijke opvang van vluchtelingen is eerder Europees aanbesteed. Echter de uitgaven overschrijden de contractwaarde aanzienlijk waardoor deze toch als onrechtmatig bestempeld moeten worden. Dit heeft te maken met de overgang van de crisisaanpak van deze taak naar een reguliere aanpak. |
Effect | Rechtmatigheidsfout van 3.475.000 euro in de periode 1/1/24 – 31/12/2024 |
Verbetering voor de toekomst | Na de constatering, in het eerste kwartaal 2025, hebben wij het contract stopgezet en beraden we ons op een nieuwe aanbesteding. Daarbij onderzoeken wij ook hoe we deze dienst op andere manier kunnen inrichten. Onder andere voor de brandwacht hebben wij al de keuze gemaakt om een tweetal gebouwen aan te passen, waardoor geen aparte brandwachtdiensten meer nodig zijn. |
Adviesdiensten | |
Norm | EU aanbestedingsdrempels voor diensten |
|---|---|
Bevinding | Deze uitgaven zijn in 2023 al als onrechtmatig aangemerkt. In 2024 zou deze uitbesteding omgezet worden in inhuur. Door personele mutaties is dit niet gelukt. Er is nu geen sprake van wijzigingen van omstandigheden en daarmee blijft de onrechtmatigheid in stand. |
Effect | Rechtmatigheidsfout van 119.310 euro in de periode 1/1/2024 -31/12/2024 |
Verbetering voor de toekomst | Alsnog overgaan tot inhuur in plaats van inkoop van deze diensten. |
Voor de rechtmatigheidsverantwoording deden we ook een uitgebreide check op de begrotingsrechtmatigheid, de raad autoriseerde ons college op taakveldniveau. De check betekent alle taakvelden nalopen op afwijkingen ten opzichte van de begroting. De lastenkant en de batenkant bekeken we afzonderlijk. Elke afwijking is een onrechtmatigheid, zowel een overschrijding als een onderschrijding. In de financiële verordening bepaalde de gemeenteraad welke begrotingsafwijkingen acceptabel zijn:
a. Er is sprake van een overschrijding waarbij direct gerelateerde inkomsten de overschrijding compenseren.
b. Er is sprake van een overschrijding op een open-einde regeling.
c. De overschrijding is gemeld vóór de vaststelling van de jaarrekening.
d. Er is sprake van hogere inkomsten.
Een tweetal begrotingsafwijkingen 2023 viel onder categorie c. Deze meldden we vóór het vaststellen van de jaarrekening 2023 aan de gemeenteraad. Leerpunt voor 2024 is dat we realistischer moeten begroten. In 2024 gaan we daar meer op sturen door een analyse van de oorzaken van de verschillen in 2023 en een kritische check op de budgetten in oktober ter voorbereiding op de decemberwijziging 2024. Ook voert de directie managementgesprekken met de teamleiders en programmamanagers, gericht op de voortgang van de uitvoering van de begroting en projecten.